Soluția acestei probleme este cunoscută de mult timp în comunitatea profesională – automatizarea operațiunilor zilnice prin intermediul unui sistem de management al relațiilor cu clienții.
În agenția noastră Digital Agency «Five Stars» ajutăm companiile din Moldova să-și optimizeze procesele de peste două decenii. În tot acest timp ne-am convins că unul dintre cele mai puternice instrumente de automatizare este CRM Bitrix24, mai exact – funcția sa de procese de afaceri. Haideți să vedem ce reprezintă aceasta și cum poate revoluționa activitatea dumneavoastră.
Ce sunt procesele de afaceri în Bitrix24
Procesul de afaceri nu este doar o succesiune de pași, ci o secvență de acțiuni care se execută pentru a atinge un rezultat concret. Când aceste acțiuni se repetă ciclic (cum ar fi, de exemplu, aprobarea concediului sau coordonarea unei facturi), ele pot fi automatizate. Exact asta face Bitrix24.
În contextul platformei Bitrix24, procesul de afaceri este un instrument care permite organizarea unei secvențe structurate de acțiuni, direcționând automat sarcinile între angajați și înregistrând toate modificările într-un sistem unic. În loc ca un angajat să fie căutat zile întregi, sistemul trimite singur sarcina și amintește despre executarea ei.
Imaginați-vă următorul scenariu: un angajat depune cerere de concediu. Într-o companie obișnuită, documentul trece prin șef, apoi prin departamentul HR, apoi prin contabilitate – și totul poate dura o săptămână. În Bitrix24 procesul durează ore. Sistemul direcționează automat cererea, trimite notificări și colectează toate semnăturile necesare. Toți participanții văd statusul cererii în timp real.
Tipuri de procese de afaceri în Bitrix24
Platforma oferă două abordări principale pentru automatizare:
Procese secvențiale – reprezintă un lanț liniar de acțiuni, în care fiecare pas se execută după finalizarea celui precedent. Sunt ideale pentru operațiuni simple și clar definite: de exemplu, emiterea și trimiterea unei facturi de plată sau aprobarea unei deplasări în interes de serviciu. Aici nu există ramificații sau logică condiționată – doar un pas după altul.
Procese cu statusuri – sunt scenarii mai flexibile, în care documentul poate fi în diferite stări (statusuri) și trece între ele în funcție de anumite condiții. Aceste procese sunt potrivite pentru operațiuni complexe cu mai multe etape, unde pot exista căi alternative de dezvoltare. De exemplu, aprobarea unui contract poate necesita modificări, re-aprobare sau chiar respingere.
Ce procese pot fi automatizate în Bitrix24
De-a lungul anilor de lucru cu această platformă, am văzut cum companiile automatizează cele mai diverse operațiuni. Iată cele mai frecvente exemple:
Managementul personalului:
- Înregistrarea unui nou angajat (crearea contului, configurarea acceselor, informarea departamentelor)
- Procesul de concediere (calcule, pregătirea documentelor, colectarea feedback-ului)
- Cererile de concediu cu aprobare automată și calculul indemnizației de concediu
- Înregistrarea concediilor medicale și a zilelor libere cu direcționare către persoanele responsabile
- Cererile de deplasare cu deviz și aprobări
Procese operaționale:
- Emiterea facturilor cu notificări despre termenele depășite
- Aprobarea documentelor și contractelor
- Procesarea cererilor de la clienți
- Evidența documentelor intrate și ieșite
- Managementul stocurilor și al mișcărilor de mărfuri
Control și administrare:
- Aprobarea achizițiilor și a cheltuielilor de marketing
- Familiarizarea angajaților cu noile regulamente și politici
- Controlul termenelor de executare a sarcinilor
- Evaluarea performanței angajaților
Punctul cheie: acestea sunt doar exemple. Puteți crea un proces de afaceri practic pentru orice operațiune din compania dumneavoastră.
Avantajele proceselor automatizate
Adesea auzim de la clienții din Moldova: „Pare complicat, de ce ne-ar trebui asta?” Permiteți-ne să explicăm de ce acesta este exact ceea ce are nevoie afacerea dumneavoastră.
Economie de timp pentru angajați – acesta este cel mai evident rezultat. Conform calculelor noastre, o automatizare bine configurată reduce timpul alocat operațiunilor de rutină cu 30–40%. Managerul, în loc să completeze manual facturile și să le trimită, se poate concentra pe atragerea de noi clienți și dezvoltarea vânzărilor.
Reducerea erorilor. Factorul uman este principala sursă de erori în lucrul cu documente și rapoarte. Sistemul execută aceleași operațiuni identic de fiecare dată. Nu există greșeli de tastare, etape omise sau aprobări uitate.
Transparență și control în timp real. Conducătorul vede statusul fiecărui proces, cine îl execută, în ce etapă se află sarcina. Acest lucru elimină nevoia de a verifica constant la angajați „s-a terminat?”, și creează o cultură a responsabilității.
Îmbunătățirea vitezei de servire. Dacă un client depune o cerere, iar sistemul atribuie automat managerul responsabil și creează o sarcină cu termen limită – procesarea se face mult mai rapid. Acest lucru este critic într-un mediu concurențial.
Conformitatea cu regulamentele și procedurile. În unele domenii (finanțe, asigurări, achiziții publice) există cerințe stricte privind fluxul de documente. Procesul automatizat garantează că toți pașii sunt executați în ordinea corectă și înregistrați.
Cum să creați un proces de afaceri: instrucțiune pas cu pas
Nu vă faceți griji dacă nu ați făcut asta niciodată. Interfața Bitrix24 este intuitivă, iar noi vă vom explica cum funcționează.
Pasul 1: Definirea sarcinii
Mai întâi determinați exact ce doriți să automatizați. Formulați cât mai concret posibil. În loc de „automatizare aprobare” spuneți: „Când un angajat depune cerere de deplasare, aceasta trebuie să meargă la aprobarea șefului, apoi la contabilitate pentru calculul avansului, apoi la HR pentru documentare”.
Pasul 2: Descrierea algoritmului
Descrieți toate etapele în ordine. Cine participă? În ce ordine? Există condiții (de exemplu, dacă suma depășește 1000 $, este necesară aprobare suplimentară de la directorul financiar)?
Pasul 3: Crearea în sistem
Mergeți la secțiunea Automatizare > Procese de afaceri > Procese în flux și apăsați Creare nou.
Pasul 4: Completarea parametrilor de bază
În formularul deschis indicați:
- Nume – cum va fi numit procesul în sistem
- Descriere – pentru ce este necesar acest proces
- Imagine – pictograma procesului (ajută la recunoaștere vizuală)
- Sortare – în ce poziție va apărea în listă
Pasul 5: Configurarea denumirilor
Aici redenumiți elementele procesului conform terminologiei dumneavoastră. De exemplu, în loc de „Adăugare element” puteți scrie „Adăugare deplasare” sau „Adăugare cerere”.
Pasul 6: Setarea drepturilor de acces
Indicați cine poate vedea, crea și gestiona acest proces. Puteți acorda acces utilizatorilor individuali sau întregilor departamente.
Pasul 7: Testare
Înainte de lansare testați procesul. Porniți-l manual, verificați dacă toate notificările ajung, dacă sarcinile sunt distribuite corect.
Exemplu practic: proces de afaceri pentru aprobarea facturii
Să analizăm un scenariu real pe care îl configurăm frecvent pentru clienți.
Managerul de vânzări creează o factură în sistem. Procesul se lansează automat și se întâmplă următoarele:
- Factura merge la verificare în contabilitate (se creează o sarcină pentru contabil)
- După verificare factura merge la semnarea de către șeful departamentului de vânzări
- Dacă suma depășește 5000 $, factura este aprobată suplimentar de directorul financiar
- După toate aprobările factura este trimisă automat clientului prin email
- Dacă factura nu este plătită în 10 zile, sistemul trimite o notificare managerului
Toate acestea se întâmplă fără niciun click suplimentar! Managerul doar creează factura, iar sistemul se ocupă de restul. În același timp, conducătorul poate deschide dashboard-ul general și vede: câte facturi au fost emise, câte sunt plătite, câte sunt în proces de aprobare, câte sunt întârziate.
Unde se află procesele de afaceri în Bitrix24
În sistem există o secțiune specială «Procese de afaceri» cu patru tab-uri:
- Sarcinile proceselor de afaceri – aici vedeți toate procesele care așteaptă acțiunea dumneavoastră
- Procesele mele – procesele pe care le-ați lansat
- Procese în flux – lista tuturor proceselor disponibile pentru dumneavoastră
- Toate active – lista completă a proceselor lansate, dar nefinalizate
Administratorul vede toate procesele, ceilalți angajați – doar pe cele la care au acces.
Șabloane gata pregătite în Bitrix24
Vestea bună: nu trebuie să creați totul de la zero.
În mod implicit, Bitrix24 are deja integrate cinci procese tip:
- Factură de plată
- Cerere de concediu
- Cerere de deplasare
- Documente ieșite
- Eliberare numerar
Puteți să le utilizați așa cum sunt sau să le luați ca bază și să le adaptați după nevoile dumneavoastră. Acest lucru accelerează semnificativ implementarea.
Integrarea proceselor de afaceri cu alte instrumente
Adevărata putere a Bitrix24 se dezvăluie atunci când integrați procesele cu alte module ale sistemului:
CRM. Când se creează o nouă tranzacție în CRM, poate fi lansat automat procesul de pregătire a contractului sau a facturii. Când tranzacția trece în status „câștigată”, poate fi lansat procesul de pregătire pentru livrare.
Proiecte și sarcini. Procesul de afaceri poate crea automat sarcini pentru managerii de proiect sau dezvoltatori pe baza comenzilor primite.
Flux de documente. Sistemul poate încărca automat documentele necesare, trimite-le la semnat, colecta aprobările.
Notificări și remindere. Sistemul trimite email, SMS și notificări push despre schimbarea statusurilor proceselor, sarcinile întârziate, acțiunile necesare.
Greșeli frecvente la configurarea proceselor de afaceri
De-a lungul anilor de lucru cu companiile, am observat unde se fac cel mai des greșeli:
Detaliere excesivă. Oamenii încearcă să reflecte fiecare micro-pas. Rezultatul – un proces greoi pe care nimeni nu-l poate înțelege și gestiona. Începeți cu esențialul, apoi complicați treptat.
Lipsa testării. Au lansat procesul în mediul live și s-a dovedit că undeva se blochează sau direcționarea este greșită. Testați întotdeauna în prealabil.
Lipsa unui proprietar al procesului. Dacă nimeni nu răspunde de proces, nimeni nu-l întreține, nu-l actualizează, nu rezolvă problemele. Numiti un responsabil.
Ignorarea feedback-ului utilizatorilor. După lansare, angajații vă vor spune ce este incomod sau ineficient. Ascultați-i și perfecționați procesul.
Bitrix24 în contextul businessului din Moldova
De ce recomandăm atât de insistent Bitrix24? Nu este doar o CRM, ci o soluție complexă care acoperă întreg spectrul de sarcini de management al companiei. Pentru întreprinderile din Moldova, care adesea lucrează cu bugete limitate și echipe mici, Bitrix24 oferă:
- Prețuri flexibile – începeți cu planul gratuit și scalați pe măsură ce creșteți
- Soluție cloud – nu este nevoie să investiți în servere proprii
- Ușurință în implementare – interfață intuitivă, limbă rusă, multă documentație
- Suport local – în Moldova există parteneri (cum este agenția noastră) care vă ajută cu implementarea și configurarea
Cum vă ajutăm noi cu implementarea Bitrix24
Digital Agency «Five Stars» este partener oficial de business Bitrix24 în Moldova. De-a lungul anilor de lucru cu această platformă am dezvoltat o metodologie de implementare care funcționează pentru companii de orice dimensiune.
Procesul nostru arată astfel:
- Analiză. Studiem procesele dumneavoastră actuale, identificăm blocajele și oportunitățile de automatizare.
- Proiectare. Împreună cu dumneavoastră descriem procesele viitoare, determinăm rolurile, drepturile de acces, scenariile.
- Configurare. Specialiștii noștri creează procesele în sistem, le integrează cu modulele necesare.
- Testare. Verificăm totul cu atenție înainte de lansarea în exploatare live.
- Instruire. Organizam instruire pentru echipa dumneavoastră – cum să folosească procesele, cum să creeze altele noi, cum să rezolve probleme tipice.
- Suport. După lansare rămânem în contact, ajutăm la îmbunătățirea și optimizarea proceselor.
Dacă aveți întrebări despre Bitrix24, despre procesele de afaceri sau despre cum să automatizați activitatea companiei dumneavoastră – contactați-ne. Vom organiza pentru dumneavoastră o consultație gratuită și o prezentare în care vom arăta cum funcționează sistemul exact pe exemplul afacerii dumneavoastră.
Concluzie
Procesele de afaceri în Bitrix24 nu sunt doar o funcție frumoasă – este un instrument care schimbă radical eficiența companiei. Prin automatizarea sarcinilor de rutină, angajații primesc timp pentru muncă creativă și strategică, conducătorul obține transparență și control, compania reduce cheltuielile și erorile.
Dacă până acum emiteți facturi manual, aprobați concedii prin chat-uri și pierdeți documente pentru că nu este clară schema de circulație a lor – este timpul să schimbați ceva. Automatizarea nu este viitorul, este prezentul. Și instrumentele pentru realizarea ei există deja.
Cu peste 20 de ani de experiență în marketing digital și implementarea CRM-urilor, echipa noastră știe exact cum să ajute afacerea dumneavoastră să treacă la un nou nivel de eficiență. Lăsați angajații să se ocupe de ceea ce contează cu adevărat, iar sistemul să se îngrijească de restul.
